株式会社メイテックキャスト
(一般労働者派遣事業、有料職業紹介事業)

写真1:鈴木 孝氏

ロゴ:メイテックキャスト

人材派遣サービスを展開する株式会社メイテックキャスト(以下、メイテックキャスト)では、頻繁にメールによる個人情報のやり取りを行うため、 BRODIAEA safeAttach(以下、safeAttach)を導入。メールを自動的に暗号化することにより、個人情報漏えいのリスクを軽減することに成功した。その導入経緯と効果について話を伺った。


人材派遣・正社員の仕事紹介をサポートするメイテックキャスト

― メイテックキャストの事業内容を教えてください。

メイテックキャストは、あらゆるオフィスワークをカバーする人材派遣サービスを展開しています。経理・総務業務、ファイリングや受付といったオフィス業務をはじめ、OA業務、翻訳、CAD入力、通訳等、幅広くご案内しています。
派遣労働者として働くことを希望する方を登録して、企業の要望に応じて具体的な派遣先が決まり、実際に労働者派遣が行われる期間だけ雇用する一般労働者派遣事業者となります。

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コンプライアンスを重視し、送信メールの自動暗号化を導入

― プライバシーマークを取得されていますね。

当社では、派遣として働くことを希望する方の個人情報を管理しており、その数は25,000名以上にもなります。
そのため、個人情報保護法などに沿って個人情報を適正に管理するための体制を整え、2006年にはプライバシーマークを取得しました。
もちろん個人情報の管理に限らず、コンプライアンスを重視することは企業としての責任であり、登録者の方からも、取引先の企業からも信用していただくために、最低限必要なことだと考えています。



― どのような情報漏えい対策を実施されていますか。

社内のオペレーションに関しては、各自が使用しているパソコンから個人情報が漏えいしないよう、基本的にUSBメモリなど外部記録媒体にはデータをコピーできないよう設定しています。
また、メールでファイルを送信する場合には、添付ファイルをパスワード付きのZIP形式で暗号化するようにしています。



― ファイルの暗号化はどのようにしているのですか。

以前は、個別に手作業でファイルを圧縮して、それぞれパスワードを設定するという手順を定めていました。
しかし、メールを送信する際にそのような作業を毎回行っていると、業務の効率が低下し、ファイルの圧縮やパスワードの設定を忘れてしまうというミスが発生しかねません。
一方、人為的なミスを完全になくしてしまうことは、現実的には不可能です。とはいえ、当社の場合は業務の性質上、個人情報をメールで送信するのを止めてしまうわけにはいきません。
そこで、社員の作業負荷を軽減し、効率よく、確実にミスを防ぎ、情報管理を徹底する方法はないかと考えていたところ、ある展示会でsafeAttachの存在を知り、導入の検討を開始しました。

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メンテナンス性や導入コスト、拡張性なども評価

写真2:鈴木 孝氏
― safeAttachを評価したポイントを教えてください。

評価したのは、次の4つのポイントです。

(1)自動で送信メールを暗号化
メールを送信するだけで、自動的に添付ファイルがZIPで暗号化され、パスワードも発行されるので、迅速かつ確実にメールを暗号化できることが、safeAttachの最大のメリットだと思います。
特にパスワードの発行は、手作業で設定すると意外に手間の掛かる作業で、例えば15桁のパスワードを考え、入力するだけでも大きな手間となってしまいます。

(2)メンテナンス性
設定を変更しなければ、特にメンテナンスの必要はありません。また、設定を変更したり、ログを閲覧したりする場合でも、ブラウザで簡単に操作・設定ができます。

(3)システム構成
メイテックグループでは、各社の利用しているWebサーバやメールサーバ等を集中管理していますが、safeAttachのアプライアンスをメールの出口に追加するだけで、メールサーバやシステム構成などに大幅な変更は不要です。
グループ各社から送信されるメールがすべてsafeAttachを経由する構成となりましたが、当社のメールだけがsafeAttachの機能を利用して、他社のメールには影響しないように運用しています。

(4)導入コストと拡張性
1台のアプライアンス(safeAttach)に対する利用者数が無制限なので、利用者数に応じてライセンスが発生しません。導入コストを抑えることができきるだけでなく、利用者数が増えても追加のライセンスを購入することが不要です。



― 他に比較・検討した製品はありましたか。

ハードディスクをまるごと暗号化してしまうアプリケーションソフトや他の暗号化ソフトなどもいくつか検討しました。しかし、どれも使い勝手に問題があり、受信側にも特定の復号化ソフトをあらかじめ用意しておかなければならないなど、利用者の負荷が大きいので導入を見送りました。
このような検討の結果、主に低い導入コスト、操作が簡単でメンテナンスしやすいアプライアンス製品という点を評価して、safeAttachの導入を決めました。

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誤送信対策にも有効

― 実際に導入されて、気がついたことなどはありますでしょうか。

導入してから初めて気がついたということではありませんが、メールを送信した後に、復号化用のパスワードを送付するかどうかを確認できるのがとても便利です。
なぜかというと、送信先を改めて確認できますし、送信先やファイルの内容に誤りがあると気がついたときには、復号化パスワードを知らせるメールを送信しないようにできます。そのため、万が一、送信ミスをしてしまったときでも、パスワードを知らせないようにすることで、情報の漏えいを防ぐことができます。
また、個人情報には顔写真のデータなどが入っていることもあります。顔写真はデジカメで撮影することが多いのですが、最近のデジカメは解像度が高く、データの容量が大きくなってしまうので、以前はファイルを圧縮するのに少し時間が掛かるケースもありました。
safeAttachを導入してからは、気にせず、そのままファイルを添付すればいいので本当に楽になりました。

解説図:誤送信対策のイメージ(パスワード送信確認)



― 導入前後で、何か苦労した点などはありましたでしょうか。

アプライアンスのため、既存のネットワーク構成に大きな変更を加える必要がなく、スムーズに導入できました。
safeAttachの設定も、とてもシンプルで、ブラウザの画面から直感的にできます。
社員への操作説明なども特に問題はありませんでしたが、システムの運用を開始してから、一部、ZIPファイル付きメールを受信できない取引先やZIPファイルを復号化できない方もおり、各営業所のスタッフからシステム担当者に問い合わせが入ることもありました。



― どのように対処されたのでしょうか。

社内に対してはコンプライアンス遵守の重要性という導入目的を説明して理解してもらい、また、送信先の設定によってZIPファイルを送付できない場合やどうしてもZIPファイルを復号化できないという場合には、外部のファイルサーバ経由でデータを転送するオンラインストレージサービスを併用することとしました。
それ以外は、ほぼメンテナンスフリーの状態で順調に稼働しています。

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今後のsafeAttachに期待したいこと

― 今後、拡張など予定はありますでしょうか。

具体的なことは未定ですが、他のグループ会社でもsafeAttachの利用に関して検討を開始しました。



― 最後に、safeAttachへの要望や期待などあればお聞かせください。

メールの場合は受け取り側の環境や設定の問題などもあるので、簡単にいかない場合もありますが、当社にとってメールを介した個人情報の漏えいを防ぐ仕組みは必須です。
要望があるとすれば、ZIP形式以外にも圧縮効率が高い形式にも対応してほしいと思っていますが、まずは、safeAttachを導入することで、確実に送信メールが暗号化されるようになり、メンテナンスに手も掛からないのでとても満足しています。



― お忙しい中、ありがとうございました。



※ 株式会社メイテックキャストのWebサイト
※ 取材日時 2009年2月

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